Sabtu, 12 Juni 2010

Bab 9 Mengelola dan Mencetak Lembar Kerja

A.Menggunakan Fasilitas Print Preview

Sebelum mencetak dokumen atau lembar kerja, terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai maka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakn yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan di layar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas print preview.

Tombol – tombol pada tollbar Print Preview :
1. Next, Menampilkan halaman berikutnya
2. Previous, Menampilkan halaman sebelumnya
3. Zoom, Memperbesar atau memperkecil tampilan
4. Print, Menampilkan kotak dialog Print untuk melakukan percetakan
5. Setup, Mengatur halaman, ukuran kertas, header / footer, dan margin dengan menampilkan kotak dialog Page Setup
6. Margins, Mengatur garis batas halaman
7. Page Break Preview, Mengubah tampilan lembar kerja dalam format page break
8. Close, Menutup jendela Preview
9. Help, Memunculkan fungsi bantuan


B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

1. Mencetak Lembar Kerja
Untuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Tidak semua lembar kerja perlu dicetak. Apabila akan mencetak sebagian dari lembar kerja, maka harus memblok terlebih dahulu bagian lembar kerja yang akan dicetak.

2. Mencetak ke File
Mencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format dan filenya berupa suatu cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari pencetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formanya tidak sama.

Pada kotak dialog Print terdapat beberapa pilihan yang di gunakan untuk mengatur percetakan lembar kerja, yaitu :

1. Printer, Di gunakan untuk menentukan kemana dokumen akan di
cetak.
2. Print Range, Di gunakan untuk menentukan halaman yang akan di
cetak.
3. Print what, Menetukan lembar kerja yang akan di cetak.
4. Copies, Menentukan jumlah salinan yang di hasilkan dengan
mengisi jumlah salinan yang akan dihasilkan pada kotak Number
of Copies.

C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas
Pengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakn tidak selalu mengggunakan ukuran kertas yang sama. Penggunaan ukran ketas dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.
Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang di gunakan, yaitu :
a. Orientation, mengatur orientasi pencetakan.
b. Scaling, mengatur skala pencetakan.
c. Paper Size, menentukan ukuran kertas yang di gunakan.
d. Print Quality, menentukan kualitas pencetakan.

2. Mengatur Margin
Untuk menghasilkan hasil cetak yang baik, maka harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau bidang pinggir halaman juga menentukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dibuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus.

Pengaturan margin dapat di lakukan dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia, yaitu :
a. Top, mengatur batas atas kertas.
b. Bottom, mengatur batas bawah kertas.
c. Left, mengatur batas kiri kertas.
d. Right, mengatur batar kanan kertas.
e. Header, mengatur letak header dari tepi atas ke halaman.
f. Footer, mengatur letak footer dari tepi bawah ke halaman.

3. Mengatur Header dan Footer
Untuk membuat tampilan pencetakan lebih menarik, akan lebih baik apabila dibuat suatu baris tambahan dibagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi identitas pada hasil cetakan.

4. Mengatur Lembar Kerja
Pengaturan lembar kerja dapat digunakan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, akan dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Selain itu juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala.

D. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja
Apabila lapoan yang dibuat akan digunakan untuk isi data yang berbeda, diperlikan nama lembar kerja yang unik atau berbeda untuk membedakan lembar kerja tersebut dengan lembar kerja lainnya.

2. Menyisipkan Lembar Kerja
Secara default, Microsoft Excel menyediakan lembar kerja(sheet)yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan.

3. Menyalin Lembar Kerja
Isi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isis yamg sama.

4. Memindahkan Lembar Kerja
Selain menyialin isi dari suatu lembar kerja, dapat juga memindahkan isi dari lembar kerja. Memindahkan lembar kerja sebenarnya tidak jauh beda dengan menyalin isi lembar kerja.

5. Menghapus Lembar Kerja
Suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Untuk melakukan penghapusan lembar kerja, dapat digunakan berbagai cara.








BAB 10 - Membuat Formula,Grafik,dan Gambar Serta Menggabungkan Karya Pada Lembar Kerja

A. Memasukkan Formula dalam Microsoft Excel

Microsoft Excel sebagai program pengolah angka menyediakan fasilitas penghitungan dengan menggunakan rumus. Formula atau rumus yang dimasukkan dapat berupa fungsi(function), operator(operators),atau nilai konstan(constan). Untuk memasukkan rumus pada Microsoft Excel harus diawali dengan memasukkan tanda sama dengan (=) dilanjutkan cengan menuliskan rumus yang akan digunakan.

Rumus merupakan instruksi metematika yang dimasukkan ke suatu sel pada lembar kerja. Rumus akan membawa instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu.
Tombol Nama Tombol Keterangan Fungsi
Penggunaan Tombol



Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan operator sebagai berikut:
• Proses Pertama ^
• Proses Kedua * atau /
• Proses Ketiga + atau –

Rumus yang diapit dengan tanda kurung ( ) akan diproses terlebih dahulu. Menulis Rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=) . Setiap penulisan rumus diawali dengan tanda ’sama dengan’ (=) diakhiri dengan menekan Enter.
Contoh :



Pada contoh di atas, Cell D1 merupakan hasil penjumlahan dari cell A1 dan C1 dengan menggunakan rumus penjumlahan: = A1 + C1
Demikian juga untuk cell D2, D3 dst.



1. Memasukkan Angka Tetap

Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung nilai angka tetap. Penghitungan dengan angka tetap sama seperti menghitug dengan kalkulator.

Rumus dapat ditulis dengan memasukkan angka yang tetap (seperti dalam kalkulator).
Contoh: = 25*40
: = 30/5
Setiap penulisan rumus angka tetap diakhiri dengan menekan Enter
1. Menulis rumus dengan referensi cell
2. Menulis rumus dengan cara menunjuk


2. Menggunakan Referensi Sel

Microsoft Excel juga dapat digunakan untuk mengitung nilai-nilai yang terdapat dalam beberapa sel. Hal ini memudahkan pekerjaan karena setiap perubahan yang terjadi pada sel juga akan berpengaruh secara otomatis terhadap hasil penghitungan.


B. Menggunakan Referensi Absolut dan Relatif

1. Referensi Absolut
Referensi Absolut pada suatu formula selalu menunjuk ke sel yang terletak pada lokasi yang tetap. Apabila posisi sel yang berisi formula atau rumus berbubah, posisi referensi sel tidak akan berubah. Apabila menyalin formula atau rumus yang terdapat pada sel yang berisi rumus ke sel lain, referensi sel yang terdapat pada sel tersebut akan tetap menunjuk ke sel yang tetap.

2. Referensi Relatif
Referensi Relatif pada suatu formula berbeda dengan referensi absolut. Apabila referensi sel disalin maka referensi sel relatif akan berubah sesuai dengan posisi relatif sel yang berisi formula.

3. Referensi Semi Absolut
Referensi semi absolut merupakan gabungan antara refernsi absolut dengan referensi relatif.

C. Menggunakan Fungsi dalam Microsoft Excel

Fungsi merupakan fasilitas yang disediakan Microsoft Excel untuk membantu melakukan perhitungan yang cukup rumit. Dengan menggunakan fungsi, maka tidak perlu melakukan sendiri perhitungan yang dilakukan fungsi tersebut, tetapi cukup menyediakan data yang dibutuhkan.


Ada beberapa fungsi yang sering di gunakan pada saat bekerja dengan lembar sebar, yaitu diantaranya :
COUNT : Menghitung banyak data dalam suatu range
AVERAGE : Menghitung rata – rata data dalam suatu range
MAX : Menghitung nilai terbesar data dalam suatu range
SUM : Menghitung penjumlahan data dalam suatu range
MIN : Menghitung nilai terkecil data dalam suatu range
ROUND : Membulatkan data
TODAY : Menampilkan tanggal yang ada dalam system komputer
Membuat Grafik
embuatan grafik dari data merupakan salah satu cara dalam mempermudah pembacaan, karena gambar diibaratkan bisa melukiskan segala sesuatu secara lebih terperinci.
Pembuatan grafik pada Excel 2000, dapat dilakukan dengan dua alternatif yaitu : melalui icon Chart Wizard pada toolbar.
Adapun langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat grafik melalui icon Chart Wizard ialah :

1. Sorot sel atau range sel yang ingin dibuat grafik.
2. Klik icon Chart Wizard. Tampil kotak dialog Chart Type.
3. Klik Standard Types. Klik tipe grafik yang diinginkan pada Chart Type dan klik jenis grafik pada Chart sub-type.
4. Klik Costum Types untuk memilih tipe grafik yang bervariasi. Klik tipe grafik yang diinginkan pada Chart Type.
5. Klik Next. Tampil kotak dialog Chart Source Data.
6. Pada tampilan terlihat range data yang telah disorot dan klik radiobutton Rows atau Columns yang diinginkan. Klik Next. Tampil kotak dialog Chart Options.
7. Pada Chart Options, Anda bisa mengetik judul, label, dan tabel. Tetapi yang sering dilakukan pada tahap ini adalah judul.
8. Ketik judul grafik pada kolom Chart Title, judul sumbu X dan Y.
9. Setelah itu klik Next. Tampil kotak dialog Chart Location.
10. Anda bisa memilih tempat untuk grafik. Klik radiobutton As new sheet untuk meletakkan grafik pada lembar kerja baru atau As object in untuk meletakkan grafik pada lembar kerja yang sama dengan letak datanya.
11. Klik Finish. Grafik yang ditempatkan di lembar kerja.



1. Secara Manual
Salah satu cara menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel adalah secara manual. Hal ini dilakukan dengan mengetikan fungsi yang akan digunakan pada sel.

2. Menggunakan Insert Function
selain dengan mengetikkan langsung fungsi pada sel, cara lain untuk menggunakan fungsi adalah dengan menekan ikon insert function yang terletak pada disebelah kiri formula bar. Perhatikan langkah-langkah berikut.



Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang berwarna merah dibawah ini!

Cara pengerjaan :

1. Jumlah Nilai pada cell F6 adalah “=Sum(C6:E6)” atau “+C6+D6+E6”

2. Total Nilai Kelas pada cell C16 adalah “=Sum(C6:C15)”

3. Rata-rata Nilai Kelas pada cell C17 adalah “=Average(C6:C15)”

4. Nilai Terendah pada cell C18 adalah “+Min(C6:C15)”

5. Nilai Terbesar pada cell C19 adalah “+Max(C6:C15)”

6. Jumlah Data pada cell C20 adalah “+Count(C6:C15)”
Untuk nilai TAS dan nilai Praktikum, dapat dilakukan penggandaan rumus formula / melakukan copy rumus hanya dengan menggerakkan kursor ┼ pada sebelah kanan bawah cell yang akan di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

2.2. Fungsi Logika If
Fungsi If adalah fungsi yang digunakan untuk mengerjakan proses yang berhubungan dengan kondisi, dimana dalam pemakaiannya sering digunakan operator logika dan relasi.

Cara Penulisan If

1. Digunakan Untuk menyeleksi suatu sel dan biasanya menggunakan kata “jika”/”bila”.

2. Jumlah IF = Jumlah -1

3. Jumlah kurung tutup = jumlah IF.

4. Penulisan character/huruf harus diapit dengan tanda kutip (contoh: “satu juta”).

5. Penulisan numeric/ angka jangan diapit dengan tanda kutip (contoh: 1000000).

6. Perintah terakhir tidak perlu ditulis lagi if-nya.

7. Jika pemisah dengan koma tidak berfungsi ganti dengan titik koma dan sebaliknya.

Jenis- jenis IF

1. If tunggal (Pengujian terhadap 2 kondisi)
→ =IF(syarat, Kondisi terpenuhi, kondisi tak terpenuhi)
Contoh : =IF(B6=”T”,”Honorer”)

2. IF Jamak
→ = IF(syarat 1, kondisi terpenuhi 1, IF(syarat2,kondisi terpenuhi2, kondisi tdk terpenuhi))
Contoh : =IF(D6=”Supernir”,800000,IF(D6=”ADP”,500000,300000))

3. IF combinasi AND, OR, LEFT, MID, RIGHT, NOT.
a. And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)
→ menghasilkan argument true jika semua logika benar.
Rumus : =IF(AND(Kondisi1,kondisi2),jawab1,jawab2)
Contoh : =IF(AND(C6”Tetap”,D6=”Supervisor”),10%,5%)

b. Or (Logical 1,logical 2,…,logical 30)
→ menghasilkan argument true jika salah satu logika benar.
Rumus : =IF(OR(Kondisi1,kondisi2),Jawaban1,jawaban2)
Contoh : =IF(OR(D6=”Supervisor”,D6=”EDP”),3%,2%)

c. Not (Logical)
→ menghasilkan kebalikan logika.

d. Dst

Contoh :
Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang berwarna merah dibawah ini!

Cara pengerjaan :

1. Rumus untuk cell F2 adalah “=If(E2=”MG”;”Matang”;”Mentah”)”

2. Status pada cell H2 adalah “=If(And(E2=”MG”;G2=”Kuning”);”Jual”;”Buang”)”
D. Menyalin Formula
1. Menggunakan Drag and Drop
Untuk menyalin formula dengan Drag and Drop dapat dilakukan dengan menarik atau menggeser fill handle ke posisi sel yang diinginkan.

2. Menggunakan Menu EditCara lain untuk menyalin formula adalah melalui menu edit. Cara tersebut hampir sama dengan cara sebelumnya, tetapi sel yang akan menampung hasil salinan harus diblok terlebih dahulu sebelum dilakukan penyalinan formula.

E. Membuat Grafik

Grafik merupakan sebuah tampilan visual yang berfungsi mempermudah pengguna untuk melihat perbandingan serta pola pada data tertentu. selan itu karena tampilannya yang dapat dibuat dengan berbagai macam model, grafik lebih mudah dibaca daripada menggunakan tabel-tabel.
Cara membuat Grafik

1. Sorot Tabel
2. Klik icon chart wizard (insert cart)
3. Lakukan drag sesuai kebutuhan
4. Klik next, lalu pilih jenis yang lebih spesifik
5. Klik yes pada option add legend untuk melengkapi grafik
6. Biarkan kotak use first bernilai nol atau Saturday
7. Klik next, lalu tulis judul grafik pada chart title
8. Tulis keterangan disumbu x,y,z (sesuaikan dengan kondisi)
9. Klik finish

Contoh :








H. Menggunakan Filter Data
Penyaringan atau filter merupakan cara cepat dan mudah dalam bekerja dengan database. Data yang sudah disaring hanya menampilkan data yang sesuai dengan yang ditentukan. Microsoft Excel menyediakan dua fasilitas penyaringan, yaitu AutoFilter untuk melakukan pentaringan dengan kriteria sederhana dan AdvanceFilter untuk penyaringan dengan kriteria yamg kompleks. Dengan menyaring data menggunakan fasilitas AutoFilter, secara otomatis hanya data dengan nilai tertentu yang akan ditampilkan.

1. Pilih sebuah sel dalam database.

2. Dari Menu Data menu, pilih Filter, Advanced Filter. (Dalam Excel 2007, klik tab Data pada Ribbon, kemudian klik Advanced Filter.)

3. Anda boleh mem filter daftar di data asli atau copy hasilnya ke lokasi lain.

4. Excel seharusnya otomatis mendeteksi range data. Jika tidak, anda dapat memilih sel-sel yang akan diikutkan dari worksheet.

5. Pilih range kriteria pada worksheet

6. Jika anda mengcopykan ke lokasi lain, maka pilih sel awal untuk menempatkan data copy anda
Catatan: Jika anda memilih copy ke lokasi lain (copy to another location), maka seluruh sel dibawa range yang diextrak akan dihapus jika menggunakan Advanced Filter.

7. klik OK
Menyisipkan dokumen Microsoft word ke dalam Microsoft excel
Kita dapat menggabungkan suatu data (teks, grafik ataupun angka) dengan data dari program lain, sebagai contoh penggabungan antara Microsoft Excel/Powerpoint/Paint dengan Microsoft Word. Penggabungan tersebut dilakukan menggunakan fasilitas OLE (object linked and Embedded).
Jadi, kalau Anda mempunyai data yang dibuat menggunakan Paint/Excel dan akan disisipkan ke dalam Dokumen word tidak usah diketik ulang karena hal tersebut bisa dilakukan dengan mudah.
Berikut ini langkah-langkah untuk memasukkan atau menyisipkan dokumen yang dibuat dengan Excel ke dalam dokumen Word adalah sebagai berikut :

1.Buat dokumen baru pada Word
Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003.
Pilih menu File, pilih New.
2.Buka salah satu file atau data yang ada pada Excel (Jadwal Pelajaran)
3.Tandai/blok teks yang akan Anda gabungkan dengan Microsoft Word
4.Seteleh terseleksi, Klik menu Edit, lalu Copy
5.Pindahkan ke program Word
6.Klik menu Edit
7.Klik pada pilihan Paste Special, Klik pada pilihan Paste As Microsoft Office Excel Worksheet.

I. Menyisipkan Dokumen Microsoft Excel ke dalam Dokumen Microsoft Word
Microsoft Excel dapat digunakan dengan program aplikasi lain untuk keperluan tertentu. Misalnya, menukar informasi antara aplikasi Microsoft Excel dengan Microsoft Word. Selain itu,Microsoft Excel juga dapat membuat hubungan data antar program. Untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dokumen Microsoft Word, dapat dilakukan dengan menggunakan menu insert. selain itu dapat juga dengan menggunakan fasilitas Copy dan Paste

Kamis, 11 Maret 2010

BAB 8 - Membuat Lembar Kerja Menggunakan Program Lembar Kerja-

A. Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru

Pada saat membuka program aplikasi Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Kita dapat memasukkan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.
Nama default untuk sebuah buku kerja yang terbuka untuk pertama kalinya adalah Book1 dan buku kerja ini siap untuk dioperasikan. Pada waktu membuka buku kerja baru yang kedua, nama Book2 akan ditampilkan, demikian setersunya. Pada kondisi awal, sebuah buku kerja hanya terdiri dari tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3.
Apabila kita ingin membuat buku kerja baru selain buku kerja yang sudah ada, kita dapat melakukan salah satu cara berikut :

- Pilih menu File
- New. Pada task pane New Workbook, pilih Blank Workbook pada bagian New
- Tekan tombol CTRL + N pada keyboard
- Tekan ikon New pada Standard toolbar

Secara default, setiap buku kerja terdiri atas tiga sheet, di mana jumlah sheet dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah sheet, kita dapat memilih salah satu dari dua cara berikut :

- Pilih menu Insert
- Worksheet
- Klik kanan pada salah satu tab sheet, misalnya pada tab Sheet1. Selanjutnya pilih Insert pada pilihan menu yang ditampilkan. Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet

2. Memasukkan Data

Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat kita lakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :

1 Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan
2 Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kita menekan tombol panah atau mouse menunjuk sel lain
3 Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kita mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikan maka kita dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel
3 Jika kita ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan dirubah

3. Menghapus data

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Akan tetapi, apabila data sudah masuk ke dalam sel, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghapus data.

Langkah-langkah untuk menghapus data di antarannya sebagai berikut :

1 Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kita dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut
2 Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus

Perlu diperhatikan bahwa kita hapus dengan cara di atas adalah isi atau data yang terdapat dam sel bukan formatnya. Jika kita akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :

- All, menghapus data dan format tampilannya
- Format, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut
- Contents Del, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut
- Comments, menghapus komentar pada sel tersebut

4. Bekerja dengan Sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel :

- (panah arah pada keyboard), Berpindah antarsel ke kiri, atas, kanan, bawah
- Enter, Berpindah satu sel ke bawah
- Tab, Berpindah satu sel ke kanan
- Shift + Tab, Berpindah satu sel ke kiri
- Shift + Enter, Berpindah satu sel ke atas
- Home, Berpindah ke kolom paling kiri atau kolom A
- Ctrl + Home, Berpindah ke awal lembar kerja atau sel A1
- Ctrl + End, Berpindah ke sel terakhir yang sedang digunakan
- Page Up, Berpindah satu layar ke atas
- Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
- Ctrl + (panah kiri pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kiri (sama dengan End + panah kiri pada keyboard)
- Ctrl + (panah atas pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah atas (sama dengan End + panah atas pada keyboard)
- Ctrl + (panah kanan pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kanan (sama dengan End + panah kanan pada keyboard)
- Ctrl + (panah bawah pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah bawah (sama dengan End + panah bawah pada keyboard)

Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kita akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis.

Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kita lakukan melalui langkah-langkah berikut :

1 Tekan tombol Shift dan tombol panah
2 Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua
3 Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol

Sebagai contoh, kita dapat melakukan langkah langkah berikut :

1 Letakkan penunjuk sel pada sel B2
2 Tekan tombol Shift dan tombol panah kanan menuju sel E2
3 Tekan tombol Shift dan tombol panah bawah sampai dengan baris ke 10
4 Sel B2 sampai dengan E10 akan berubah warna menjadi lebih gelap, karena sel tersebut telah terpilih atau di blok

Selain menggunakan tombol pada keyboard, untuk memblok sel juga dapat dilakukan dengan menggunakan mouse melalui langkah-langkah berikut :

* Klik tombol kiri mouse, tahan tombol kiri mouse kemudian geser penunjuk mouse ke sel yang akan diblok atau dipilih
* Lepaskan tombol mouse setelah semua sel yang diinginkan telah diblok

5. Menyimpan Lembar Kerja

Setelah buku kerja selesai dibuat, selanjutnya buku kerja dapat disimpan ke media penyimpanan, seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya. Untuk menyimpan buku kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

- Pilih menu File - Save, tekan tombol Ctrl + S, atau tekan gambar disket pada standard toolbar
- Selanjutnya, apabila buku kerja belum pernah tersimpan maka akan ditampilkan kotak dialog Save As. Pilih lokasi penyimpanan buku kerja pada kotak Save in. Misalnya, buku kerja akan disimpan pada My Document
- Langkah selanjutnya, yaitu masukkan nama buku kerja pada kotak File name, misalnya beri nama file "latih1"
- Kita dapat memilih jenis format file yang akan disimpan dengan menekan tombol pada kotak pilihan Save as type. Selanjutnya, untuk menyimpan buku kerja tekan tombol Save

B. Menggabungkan Lembar Kerja

Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja (worksheet) dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk membuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file. Untuk menambah lembar kerja pada suatu buku kerja dapat dilakukan menggunakan menu Insert - Worksheet
Tombol tombol pada keyboard yang biasa digunakan saat bekerja yaitu :

- Page Up, Berpindah satu layar ke atas
- Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
- Alt + Page Up, Berpindah satu layar ke kiri
- Alt + Page Down, Berpindah satu layar ke kanan
- Ctrl + Page Up, Berpindah ke lembar kerja berikutnya
- Ctrl + Page Down, Berpindah ke lembar kerja sebelumnya

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang. Fasilitas ini akan menghemat waktu dalam pembuatan buku kerja. Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui langkah langkah berikut :

1 Pilih tab lembar kerja, Misalnya Sheet1
2 Tekan tombol Shift pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya. Sebagai contoh, dipilih Sheet2
3 Selanjutnya, tab Sheet2 akan berubah warna menjadi putih dan pada tittle bar atau judul buku kerja akan tertulis Group. Hal ini menandakan bahwa lembar kerja tersebut telah terpilih bersamaan dengan Sheet1
4 Selanjutnya, setelah terpilih dua lembar kerja sekaligus, kita dapat membuat laporan di mana laporan ini akan tertulis pada Sheet1 dan Sheet2. Untuk menulis pada lembar kerja kita hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yang tertulis pada Sheet1 akan tertulis juga pada Sheet2, begitu juga sebaliknya

C. Memasukkan Data

Pada Microsoft Excel terdapat beberapa jenis data, seperti teks, angka, tanggal, dan waktu. Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan memilih sel di mana data tersebut akan dimasukkan, selanjutnya ketikkan data dan tekan tombol Enter atau Tab pada keyboard. Selain itu, kita dapat menggunakan tombol anak panah pada keyboard atau mengklik sel menggunakan mouse untuk memasukkan data yang telah diketik. Untuk membatalkan perintah memasukkan data ke dalam sel lembar kerja, tekan toblom Esc. Gunakan tombol Backspace untuk menghapus data yang salah pada saat memasukkan data. Ketika memasukkan data, Microsoft Excel XP secara otomatis akan mengenali data yang dimasukkan sebagai data teks, angka, tanggal, atau waktu, termasuk formula-formula yang dibentuk.

1. Memasukkan Data Teks

Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel. Data dengan jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, data jenis teks dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format lainnya. Untuk mengatur format dari tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar. Beberapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks.
Beberapa pengaturan format teks :

- Font, Memilih jenis huruf
- Font Size, Mengubah ukuran huruf
- Font Style, Mengubah tampilan huruf seperti ketebalan (bold), kemiringan (italic), dan garis bawah (underline)
- Font Color, Mengubah warna huruf

Selain menggunakan toolbar Formatting, untuk mengatur format teks dapat dilakukan melalui menu Format dengan cara sebagai berikut :

- Pilih atau blok sel yang akan diatur
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
- Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Font
- Pilih dan tentukan format teks yang kita inginkan

2. Memasukkan Data Tanggal dan Waktu

Data tanggal atau waktu yang dimasukkan harus sesuai dengan format yang berlaku pada sistem operasi yang sedang digunakan. Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (year). Format tanggal dapat diubah sesuain dengan kebutuhan.

Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

~ Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel
~ Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells
~ Pilih tab Number, pada kotak pilihan Category pilih Date
~ Selanjutnya, pada kotak pilihan Type akan ditampilkan format tanggal yang tersedia, pilih format tanggal yang diinginkan kemudian klik tombol OK

Untuk memasukkan tanggal ke dalam sel, kita tingga mengetikannya sesuai dengan format yang telah dipilih sebelumnya. Secara default, format tanggal pada Microsoft Excel adalah mm/dd/yyyy. Jadi, apabila kita ingin memasukkan tanggal 25 Desember 2005 kita tinggal mengetikkan 9/25/2005 atau 9-25-2005.
Seperti ketika memasukkan data tanggal, untuk memasukkan data jenis waktu harus sesuai dengan format yang telah ditentukan. Format data jenis waktu pada Microsoft Excel adalah hh:mm:ss, di mana hh adalah jam (hours), mm adalah menit (minute), dan ss adalah detik (seconds). Untuk mengubah format waktu sama dengan mengubah format tanggal, yaitu sebagai berikut :

~ Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
~ Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number. Selanjutnya, pada kotak pilihan Category pilih Time. Pada kotak pilihan Type akan ditampilkan bentuk format tampilan waktu yang dapat dipilih. Pilih format waktu yang kita inginkan
~ Untuk memasukkan data jenis waktu dapat dapat dilakukan dengan mengetikkan angka kemudian dibatasi dengan titik dua, misalnya 14:30 atau 2:30 PM

Data jenis tanggal dan angka dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menghitung hari. Sebagai contoh, coba kita ketikkan data ="9/25/2005" - "9/25/2004" di sembarang sel. Pada saat kita menekan tombol Enter, akan ditampilkan angka 365 yang merpakan pengurangan dari tanggal 9/25/2005 dengan 9/25/2004.
Untuk menampilkan tanggal saat ini pada suatu sel, kita dapat mengetikkan =TODAY(). Sedangkan, untuk menampilkan tanggal beserta waktu saat ini dapat dilakukan dengan mengetikkan =NOW(). Selain itu, masuh banyak fungsi dari tanggal dan waktu yang dapat digunakan.

Beberapa fungsi tanggal :

1 =DATE(), Pengisian tanggal
2 =DAY(), Menampilkan tanggal
3 =MONTH(), Menampilkan bulan
4 =YEAR(), Menampilkan tahun
5 =DATEVALUE(), Mengubah teks menjadi tanggal
6 =WEEKDAY(), Menampilkan angka urutan hari dari input

Contoh : =YEAR("9/25/2005") akan menghasilkan 2005

Beberapa fungsi waktu :

- =TIME(), Pengisian waktu
- =HOUR(), Menampilkan jam
- =MINUTE(), Menampilkan menu
- =SECOND(), Menampilkan detik
- =TIMEVALUE(), Mengubah teks menjadi waktu

Contoh : =TIME(21,30,30) akan menghasilkan 9:30 PM

3. Memasukkan Data Bilangan

Untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya selama masih terdapat hubungannya dengan penghitungan angka yang dilakukan. Jika simbol yang digunakan tidak dianggap sebagai bagian dari angka maka data yang diketikkan akan berubah menjadi tipe huruf. Hal ini dapat dilihat dari posisi data, apakah berada di posisi rata kiri atau rata kanan. Data dengan tipe angka secara otomatis akan diletakkan pada posisi rata kanan, sedangkan data tipe huruf berada di posisi rata kiri.
Untuk mengubah format data angka, kita dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1 Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel
2 Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells
3 Pilih tab Number dan pada kotak pilihan Category, pilih Number
4 Selanjutnya, pada kotak pilihan Decimal places dapat ditentukan jumlah angka desimal di belakang koma yang akan ditampilkan
5 Pada kategori Number, kita dapat menampilkan tanda pemisah ribuan dengan memilih kotak Use 1000 Separator (,)
6 Untuk mengubah tampilan angka negatif, dapat diubah melalui daftar pilihan Negative numbers dengan memilih format tampilan angka negatif yang akan digunakan
7 Untuk mengubah format simbol mata uang, dapat dilakukan melalui pilihan Currency atau Accounting pada kotak pilihan Category. Hal ini dilakukan dengan memilih simbol mata uang yang akan digunakan pada daftar pilihan Symbol. Selanjutnya, untuk memasukkan data, kita hanya perlu mengetikkan angkanya saja tanpa mengetikkan simbol mata uangnya

Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.

Beberapa fungsi angka :

- =INT(), Pembulatan angka
- =ROUND(), Pembulatan angka berdasarkan nilai numerik tertentu
- =ROUNDUP(), Pembulatan angka ke atas berdasarkan nilai numerik tertentu
- =ROUNDDOWN(), Pembulatan angka ke bawah berdasarkan nilai numerik tertentu

Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9

D. Memformat Sel

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara mengubah format sel untuk angka, tanggal, waktu, dan teks. Pengaturan format dilakukan melalui menu Format - Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells. Pada bagian ini akan dijelaskan cara mengatur format sel untuk keperluan lainnya seperti mengatur tata letak teks, garis batas, latar belakang, dan proteksi.

1. Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel. Perataan teks atau angka dalam sel sebenernya secara otomatis dilakukan oleh Microsoft Excel, di mana data teks dibuat rata kiri, sedangkan angka dan tanggal dibuat rata kanan. Akan tetapi, kita dapat menentukan perataan teks itu sendiri, yaitu menggunakan tombol Align Left, Center, Align Right, atau Justify pada toolbar Formatting. Selain itu, kita dapat mengatur format perataan teks menggunakan menu Format untuk mengubah posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, atau bawah pada suatu sel. Untuk memformat tata letak teks, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :

a. Text Alignment - Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Selain itu, dapat diatur juga jarak indentasi apabila mengatur perataan secara horizontal, dengan mengisi kotak Indent dengan angka yang sesuai

- General, format default yang ditentukan oleh Microsoft Excel. Data teks diformat rata kiri dan angka atau tanggal diformat rata kanan
- Left (Indent), data dalam sel akan diformat rata kiri
- Center, data dalam sel akan diformat rata tengah
- Right (Indent), data dalam sel akan diformat rata kanan
- Fill, data teks atau angka dalam sel akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel
- Justify, data teks dalam sel akan diformat rata kiri dan kanan
- Center Across Selection, memformat data teks atau angka rata tengah terhadap range yang telah dipilih

b. Text Alignment - Vertical,
Untuk menenttukan format perataan data secara vertikal

1 Top, data dalam sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris
2 Center, data dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris
3 Bottom, data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris
4 Justify, data dalam sel akan diformat rata atas dan bawah terhadap tinggi baris

c. Text Control,
Untuk mengatur data pada suatu sel

- Wrap text, melipat teks ke baris baru atau data akan ditampilkan ke bawah jika lebar sel tidak mencukupi untuk menampung panjang teks
- Shrink to fit, menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup panjang terhadap lebar kolom
- Merge cells, menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu

d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan. Akan tetapi, Microsoft Excel XP memberikan kesempatan untuk mengubah bentuk tampilan, yaitu penulisan teks secara vertikal atau miring berdasarkan sudut kecuraman tertentu dengan menuliskan nilai sudut kecuramannya pada bagian Degrees atau dengan menggerakan petunjuk arah teks
e. Right-to-left - Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel
4. Lakukan pengaturan perataan sel yang kita inginkan pada kotak dialog Format cells kemudian tekan tombol OK

2. Format Border

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini sangat berguna untuk membuat tabel-tabel agar terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

1. None, menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai
2. Outline, menampilkan garis pembatas di bagian luar dari sel
3. Inside, membuat garis di bagian dalam sel atau di antara sel

b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border atau garis pembatas
c. Line - Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus, garis ganda, dan pilihan lainnya
d. Color, mengubah warna garis
4. Lakukan pengaturan border pada sel yang kita inginkan kemudian tekan tombol OK
Selain menggunakan menu Format, pengaturan border pada sel dapat dilakukan menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi border, kemudian pilih jenis garis pembatas dengan cara mengklik ikon Borders pada toolbar Formatting. Pengaturan border sel juga dapat dilakukan secara langsung dengan menggambar garis pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Ketika kita memilih fasilitas tersebut maka akan ditampilkan toolbar Borders untuk melakukan pengaturan border sel.

3. Format Color dan Pattern

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Untuk mengatur format Color dan Pattern, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

- Color, memilih warna latar belakang dari sel
- Pattern, mengubah latar belakang suatu sel dengan corak atau pola tertentu
- Sebelum pilihan warna dan latar belakang diterapkan pada sel, kita dapat melihat contoh tampilan pada kotak Sample

4. Lakukan pengaturan warna dan pola sel sesuai keinginan kita kemudian tekan tombol OK

Selain penggunaan menu Format, pengaturan warna sel dapat dilakukan menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan kita beri warna kemudian klik salah satu warna yang kita inginkan melalui ikon Fill Color pada toolbar Formatting

5. Format Protection

Untuk menjaga agar data pada sel tidak diubah oleh pihak lain, Microsoft Excel menyediakan fasilitas Protection. Fasilitas tersebut dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak dapat terlihat. Untuk mengatur format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

- Pilih sel yang akan diubah formatnya
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
- Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Protection
- Pada format Protection terdapat dua pilihan yaitu Locked dan Hidden. Locked, digunakan untuk mengunci sel dari perubahan data. Hidden, digunakan untuk menyembunyikan formula pada suatu sel

E. Menggabungkan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupas suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Untuk memahami penggabungan sel, dapat dilakukan langkah-langkah berikut :

- Blok sel B2 sampai dengan E2
- Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting
- Secara otomatis sel yang diblok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel

Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu Format - Cells. Pilih tab Alignment kemudian pada pilihan Text Control, tandai kotak di samping Merge cells.

F. Memformat Baris dan Kolom


Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita akan menggunakan sel-sel sebagai tempat bekerja. Pada saat mengetikkan data ke dalam suatu sel, terkadang data yang diketikkan tidak mencukupi lebar atau panjang dari sel tersebut. Hal ini dapat diperbaiki dengan mengubah ukuran baris atau kolom.

1. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau melalui menu Format. Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris, yaitu sebagai berikut :

- Pilih atau blok sel yang akan diubah barisnya
- Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antarsel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan

Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu melalui menu Format.

1 Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya
2 Pilih menu Format - Row - Height
3 Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Row Height
4 Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Row height. Tekan tombol OK. Selanjutnya, tinggi baris dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis.

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Row - AutoFit

2. Mengatur Lebar Kolom

Untuk mengubah lebar suatu kolom, dapat dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan mengubah baris. Caranya, yaitu menggunakan mouse atau melalui menu Format. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom. Langkah - langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :

1 Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
2 Apabila kita akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan

Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom yaitu melalui menu Format.

1 Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
2 Pilih dan klik menu Format - Column - Width
3 Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Column Width
4 Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar kolom dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis

Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Column - AutoFit Selection. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melalui langkah - langkah berikut.

- Pilih menu Format - Column - Standard Width
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width. Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar semua kolom pada lembar kerja yang sedang digunakan akan berubah

3. Menyembunyikan Baris atau Kolom

Untuk menyembunyikan baris atau kolom, kita dapat melakukan langkah - langkah berikut.

- Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan
- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
- Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom

Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah - langkah berikut.

- Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan
- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
- Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom

G. Memindahkan dan Menyalin Data

Dalam membuat suatu buku kerja, biasanya untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan beberapa fasilitas yang dapat digunakan untuk menyalin data. Microsoft Excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.


1. Memindahkan Data

Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data, yaitu sebagai berikut.

- Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
- Pilih menu Edit - Cut. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + X pada keyboard atau ikon Cut pada toolbar Standard
- Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan
- Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
- Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru

2. Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste.

Langkah - langkah untuk memindahkan data yaitu sebagai berikut.

- Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
- Pilih menu Edit - Copy. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard atau ikon Copy pada toolbar Standard
- Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin
- Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
- Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru

Pada saat kita menggunakan perintah ikon Paste pada toolbar Standard, terdapat beberapa pilihan yang dapat kita pilih. Pilihan tersebut dapat ditampilkan dengan mengklik tanda panah kecil disebelah kanan ikon Paste yang akan menampilkan pilihan berikut.

- Formulas, menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
- Values, menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus dari suatu sel atau range
- No Borders, menyalin semua isi sel termasuk format yang dimilikinya, tetapi tanpa menyertakan format border (garis bingkai) yang dimiliki oleh sel atau range
- Transpose, menyalin sel dengan mengubah kolom menjadi baris dan baris menjadi kolom
- Paste Link, menyalin sel dengan membuat hubungan antara data yang disalin dengan hasil salinan
- Paste Special, menyalin sel dengan beberapa pilihan tertentu

3. Menggunakan Paste Special

Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakann untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin, misalnya pada sel tujuan hanya akan disalin formulanya saja tanpa menyalin data atau hanya akan menyalin nilai datanya. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil disebelah ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan. Selain itu, perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit - Paste Special.


Beberaoa fasilitas yang terdapat pada Paste Special bagian Paste.

- All, menyalin isi sel termasuk formatnya. Pilihan ini sama dengan perintah Paste biasa yang terdapat pada menu Edit
- Formulas, hanya menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
- Values, hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus. Pilihan ini hanya menyalin hasil, bukan rumusnya
- Formats, menyalin format yang terdapat pada sel sedangkan rumus atau isi sel diabaikan
- Comments, menyalin komentar yang terdapat pada sel Validation, hanya menyalin aturan aturan validasi data yang terdapat pada sel
- All except borders, menyalin semua yang terdapat pada sel kecuali garis pinggir. Pilihan ini digunakan jika pada sel tujuan sudah terdapat garis pinggir
- Column width, menyalin ukuran lebar kolom yang terdapat pada sel formulas and number formats, menyalin formula pada rumus dan format angka pada sel
- Values and number formats, menyalin nilai hasil dan format angka pada sel

Pada bagian Operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut.

- None, menyalin data yang terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika
- Add, menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yang terdapat pada sel tujuan
- Subtract, menyalin data dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal
- Multiply, menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yang terdapat pada sel tujuan
- Divide, menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal

BAB 8.

A. Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru

Pada saat membuka program aplikasi Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Kita dapat memasukkan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.
Nama default untuk sebuah buku kerja yang terbuka untuk pertama kalinya adalah Book1 dan buku kerja ini siap untuk dioperasikan. Pada waktu membuka buku kerja baru yang kedua, nama Book2 akan ditampilkan, demikian setersunya. Pada kondisi awal, sebuah buku kerja hanya terdiri dari tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3.
Apabila kita ingin membuat buku kerja baru selain buku kerja yang sudah ada, kita dapat melakukan salah satu cara berikut :

- Pilih menu File
- New. Pada task pane New Workbook, pilih Blank Workbook pada bagian New
- Tekan tombol CTRL + N pada keyboard
- Tekan ikon New pada Standard toolbar

Secara default, setiap buku kerja terdiri atas tiga sheet, di mana jumlah sheet dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah sheet, kita dapat memilih salah satu dari dua cara berikut :

- Pilih menu Insert
- Worksheet
- Klik kanan pada salah satu tab sheet, misalnya pada tab Sheet1. Selanjutnya pilih Insert pada pilihan menu yang ditampilkan. Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet

2. Memasukkan Data

Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat kita lakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :

1 Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan
2 Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kita menekan tombol panah atau mouse menunjuk sel lain
3 Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kita mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikan maka kita dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel
3 Jika kita ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan dirubah

3. Menghapus data

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Akan tetapi, apabila data sudah masuk ke dalam sel, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghapus data.

Langkah-langkah untuk menghapus data di antarannya sebagai berikut :

1 Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kita dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut
2 Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus

Perlu diperhatikan bahwa kita hapus dengan cara di atas adalah isi atau data yang terdapat dam sel bukan formatnya. Jika kita akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :

- All, menghapus data dan format tampilannya
- Format, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut
- Contents Del, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut
- Comments, menghapus komentar pada sel tersebut

4. Bekerja dengan Sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel :

- (panah arah pada keyboard), Berpindah antarsel ke kiri, atas, kanan, bawah
- Enter, Berpindah satu sel ke bawah
- Tab, Berpindah satu sel ke kanan
- Shift + Tab, Berpindah satu sel ke kiri
- Shift + Enter, Berpindah satu sel ke atas
- Home, Berpindah ke kolom paling kiri atau kolom A
- Ctrl + Home, Berpindah ke awal lembar kerja atau sel A1
- Ctrl + End, Berpindah ke sel terakhir yang sedang digunakan
- Page Up, Berpindah satu layar ke atas
- Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
- Ctrl + (panah kiri pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kiri (sama dengan End + panah kiri pada keyboard)
- Ctrl + (panah atas pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah atas (sama dengan End + panah atas pada keyboard)
- Ctrl + (panah kanan pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kanan (sama dengan End + panah kanan pada keyboard)
- Ctrl + (panah bawah pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah bawah (sama dengan End + panah bawah pada keyboard)

Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kita akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis.

Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kita lakukan melalui langkah-langkah berikut :

1 Tekan tombol Shift dan tombol panah
2 Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua
3 Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol

Sebagai contoh, kita dapat melakukan langkah langkah berikut :

1 Letakkan penunjuk sel pada sel B2
2 Tekan tombol Shift dan tombol panah kanan menuju sel E2
3 Tekan tombol Shift dan tombol panah bawah sampai dengan baris ke 10
4 Sel B2 sampai dengan E10 akan berubah warna menjadi lebih gelap, karena sel tersebut telah terpilih atau di blok

Selain menggunakan tombol pada keyboard, untuk memblok sel juga dapat dilakukan dengan menggunakan mouse melalui langkah-langkah berikut :

* Klik tombol kiri mouse, tahan tombol kiri mouse kemudian geser penunjuk mouse ke sel yang akan diblok atau dipilih
* Lepaskan tombol mouse setelah semua sel yang diinginkan telah diblok

5. Menyimpan Lembar Kerja

Setelah buku kerja selesai dibuat, selanjutnya buku kerja dapat disimpan ke media penyimpanan, seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya. Untuk menyimpan buku kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

- Pilih menu File - Save, tekan tombol Ctrl + S, atau tekan gambar disket pada standard toolbar
- Selanjutnya, apabila buku kerja belum pernah tersimpan maka akan ditampilkan kotak dialog Save As. Pilih lokasi penyimpanan buku kerja pada kotak Save in. Misalnya, buku kerja akan disimpan pada My Document
- Langkah selanjutnya, yaitu masukkan nama buku kerja pada kotak File name, misalnya beri nama file "latih1"
- Kita dapat memilih jenis format file yang akan disimpan dengan menekan tombol pada kotak pilihan Save as type. Selanjutnya, untuk menyimpan buku kerja tekan tombol Save

B. Menggabungkan Lembar Kerja

Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja (worksheet) dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk membuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file. Untuk menambah lembar kerja pada suatu buku kerja dapat dilakukan menggunakan menu Insert - Worksheet
Tombol tombol pada keyboard yang biasa digunakan saat bekerja yaitu :

- Page Up, Berpindah satu layar ke atas
- Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
- Alt + Page Up, Berpindah satu layar ke kiri
- Alt + Page Down, Berpindah satu layar ke kanan
- Ctrl + Page Up, Berpindah ke lembar kerja berikutnya
- Ctrl + Page Down, Berpindah ke lembar kerja sebelumnya

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang. Fasilitas ini akan menghemat waktu dalam pembuatan buku kerja. Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui langkah langkah berikut :

1 Pilih tab lembar kerja, Misalnya Sheet1
2 Tekan tombol Shift pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya. Sebagai contoh, dipilih Sheet2
3 Selanjutnya, tab Sheet2 akan berubah warna menjadi putih dan pada tittle bar atau judul buku kerja akan tertulis Group. Hal ini menandakan bahwa lembar kerja tersebut telah terpilih bersamaan dengan Sheet1
4 Selanjutnya, setelah terpilih dua lembar kerja sekaligus, kita dapat membuat laporan di mana laporan ini akan tertulis pada Sheet1 dan Sheet2. Untuk menulis pada lembar kerja kita hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yang tertulis pada Sheet1 akan tertulis juga pada Sheet2, begitu juga sebaliknya

C. Memasukkan Data

Pada Microsoft Excel terdapat beberapa jenis data, seperti teks, angka, tanggal, dan waktu. Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan memilih sel di mana data tersebut akan dimasukkan, selanjutnya ketikkan data dan tekan tombol Enter atau Tab pada keyboard. Selain itu, kita dapat menggunakan tombol anak panah pada keyboard atau mengklik sel menggunakan mouse untuk memasukkan data yang telah diketik. Untuk membatalkan perintah memasukkan data ke dalam sel lembar kerja, tekan toblom Esc. Gunakan tombol Backspace untuk menghapus data yang salah pada saat memasukkan data. Ketika memasukkan data, Microsoft Excel XP secara otomatis akan mengenali data yang dimasukkan sebagai data teks, angka, tanggal, atau waktu, termasuk formula-formula yang dibentuk.

1. Memasukkan Data Teks

Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel. Data dengan jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, data jenis teks dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format lainnya. Untuk mengatur format dari tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar. Beberapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks.
Beberapa pengaturan format teks :

- Font, Memilih jenis huruf
- Font Size, Mengubah ukuran huruf
- Font Style, Mengubah tampilan huruf seperti ketebalan (bold), kemiringan (italic), dan garis bawah (underline)
- Font Color, Mengubah warna huruf

Selain menggunakan toolbar Formatting, untuk mengatur format teks dapat dilakukan melalui menu Format dengan cara sebagai berikut :

- Pilih atau blok sel yang akan diatur
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
- Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Font
- Pilih dan tentukan format teks yang kita inginkan

2. Memasukkan Data Tanggal dan Waktu

Data tanggal atau waktu yang dimasukkan harus sesuai dengan format yang berlaku pada sistem operasi yang sedang digunakan. Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (year). Format tanggal dapat diubah sesuain dengan kebutuhan.

Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

~ Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel
~ Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells
~ Pilih tab Number, pada kotak pilihan Category pilih Date
~ Selanjutnya, pada kotak pilihan Type akan ditampilkan format tanggal yang tersedia, pilih format tanggal yang diinginkan kemudian klik tombol OK

Untuk memasukkan tanggal ke dalam sel, kita tingga mengetikannya sesuai dengan format yang telah dipilih sebelumnya. Secara default, format tanggal pada Microsoft Excel adalah mm/dd/yyyy. Jadi, apabila kita ingin memasukkan tanggal 25 Desember 2005 kita tinggal mengetikkan 9/25/2005 atau 9-25-2005.
Seperti ketika memasukkan data tanggal, untuk memasukkan data jenis waktu harus sesuai dengan format yang telah ditentukan. Format data jenis waktu pada Microsoft Excel adalah hh:mm:ss, di mana hh adalah jam (hours), mm adalah menit (minute), dan ss adalah detik (seconds). Untuk mengubah format waktu sama dengan mengubah format tanggal, yaitu sebagai berikut :

~ Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
~ Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number. Selanjutnya, pada kotak pilihan Category pilih Time. Pada kotak pilihan Type akan ditampilkan bentuk format tampilan waktu yang dapat dipilih. Pilih format waktu yang kita inginkan
~ Untuk memasukkan data jenis waktu dapat dapat dilakukan dengan mengetikkan angka kemudian dibatasi dengan titik dua, misalnya 14:30 atau 2:30 PM

Data jenis tanggal dan angka dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menghitung hari. Sebagai contoh, coba kita ketikkan data ="9/25/2005" - "9/25/2004" di sembarang sel. Pada saat kita menekan tombol Enter, akan ditampilkan angka 365 yang merpakan pengurangan dari tanggal 9/25/2005 dengan 9/25/2004.
Untuk menampilkan tanggal saat ini pada suatu sel, kita dapat mengetikkan =TODAY(). Sedangkan, untuk menampilkan tanggal beserta waktu saat ini dapat dilakukan dengan mengetikkan =NOW(). Selain itu, masuh banyak fungsi dari tanggal dan waktu yang dapat digunakan.

Beberapa fungsi tanggal :

1 =DATE(), Pengisian tanggal
2 =DAY(), Menampilkan tanggal
3 =MONTH(), Menampilkan bulan
4 =YEAR(), Menampilkan tahun
5 =DATEVALUE(), Mengubah teks menjadi tanggal
6 =WEEKDAY(), Menampilkan angka urutan hari dari input

Contoh : =YEAR("9/25/2005") akan menghasilkan 2005

Beberapa fungsi waktu :

- =TIME(), Pengisian waktu
- =HOUR(), Menampilkan jam
- =MINUTE(), Menampilkan menu
- =SECOND(), Menampilkan detik
- =TIMEVALUE(), Mengubah teks menjadi waktu

Contoh : =TIME(21,30,30) akan menghasilkan 9:30 PM

3. Memasukkan Data Bilangan

Untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya selama masih terdapat hubungannya dengan penghitungan angka yang dilakukan. Jika simbol yang digunakan tidak dianggap sebagai bagian dari angka maka data yang diketikkan akan berubah menjadi tipe huruf. Hal ini dapat dilihat dari posisi data, apakah berada di posisi rata kiri atau rata kanan. Data dengan tipe angka secara otomatis akan diletakkan pada posisi rata kanan, sedangkan data tipe huruf berada di posisi rata kiri.
Untuk mengubah format data angka, kita dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1 Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel
2 Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells
3 Pilih tab Number dan pada kotak pilihan Category, pilih Number
4 Selanjutnya, pada kotak pilihan Decimal places dapat ditentukan jumlah angka desimal di belakang koma yang akan ditampilkan
5 Pada kategori Number, kita dapat menampilkan tanda pemisah ribuan dengan memilih kotak Use 1000 Separator (,)
6 Untuk mengubah tampilan angka negatif, dapat diubah melalui daftar pilihan Negative numbers dengan memilih format tampilan angka negatif yang akan digunakan
7 Untuk mengubah format simbol mata uang, dapat dilakukan melalui pilihan Currency atau Accounting pada kotak pilihan Category. Hal ini dilakukan dengan memilih simbol mata uang yang akan digunakan pada daftar pilihan Symbol. Selanjutnya, untuk memasukkan data, kita hanya perlu mengetikkan angkanya saja tanpa mengetikkan simbol mata uangnya

Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.

Beberapa fungsi angka :

- =INT(), Pembulatan angka
- =ROUND(), Pembulatan angka berdasarkan nilai numerik tertentu
- =ROUNDUP(), Pembulatan angka ke atas berdasarkan nilai numerik tertentu
- =ROUNDDOWN(), Pembulatan angka ke bawah berdasarkan nilai numerik tertentu

Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9

D. Memformat Sel

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara mengubah format sel untuk angka, tanggal, waktu, dan teks. Pengaturan format dilakukan melalui menu Format - Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells. Pada bagian ini akan dijelaskan cara mengatur format sel untuk keperluan lainnya seperti mengatur tata letak teks, garis batas, latar belakang, dan proteksi.

1. Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel. Perataan teks atau angka dalam sel sebenernya secara otomatis dilakukan oleh Microsoft Excel, di mana data teks dibuat rata kiri, sedangkan angka dan tanggal dibuat rata kanan. Akan tetapi, kita dapat menentukan perataan teks itu sendiri, yaitu menggunakan tombol Align Left, Center, Align Right, atau Justify pada toolbar Formatting. Selain itu, kita dapat mengatur format perataan teks menggunakan menu Format untuk mengubah posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, atau bawah pada suatu sel. Untuk memformat tata letak teks, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :

a. Text Alignment - Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Selain itu, dapat diatur juga jarak indentasi apabila mengatur perataan secara horizontal, dengan mengisi kotak Indent dengan angka yang sesuai

- General, format default yang ditentukan oleh Microsoft Excel. Data teks diformat rata kiri dan angka atau tanggal diformat rata kanan
- Left (Indent), data dalam sel akan diformat rata kiri
- Center, data dalam sel akan diformat rata tengah
- Right (Indent), data dalam sel akan diformat rata kanan
- Fill, data teks atau angka dalam sel akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel
- Justify, data teks dalam sel akan diformat rata kiri dan kanan
- Center Across Selection, memformat data teks atau angka rata tengah terhadap range yang telah dipilih

b. Text Alignment - Vertical,
Untuk menenttukan format perataan data secara vertikal

1 Top, data dalam sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris
2 Center, data dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris
3 Bottom, data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris
4 Justify, data dalam sel akan diformat rata atas dan bawah terhadap tinggi baris

c. Text Control,
Untuk mengatur data pada suatu sel

- Wrap text, melipat teks ke baris baru atau data akan ditampilkan ke bawah jika lebar sel tidak mencukupi untuk menampung panjang teks
- Shrink to fit, menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup panjang terhadap lebar kolom
- Merge cells, menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu

d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan. Akan tetapi, Microsoft Excel XP memberikan kesempatan untuk mengubah bentuk tampilan, yaitu penulisan teks secara vertikal atau miring berdasarkan sudut kecuraman tertentu dengan menuliskan nilai sudut kecuramannya pada bagian Degrees atau dengan menggerakan petunjuk arah teks
e. Right-to-left - Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel
4. Lakukan pengaturan perataan sel yang kita inginkan pada kotak dialog Format cells kemudian tekan tombol OK

2. Format Border

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini sangat berguna untuk membuat tabel-tabel agar terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

1. None, menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai
2. Outline, menampilkan garis pembatas di bagian luar dari sel
3. Inside, membuat garis di bagian dalam sel atau di antara sel

b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border atau garis pembatas
c. Line - Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus, garis ganda, dan pilihan lainnya
d. Color, mengubah warna garis
4. Lakukan pengaturan border pada sel yang kita inginkan kemudian tekan tombol OK
Selain menggunakan menu Format, pengaturan border pada sel dapat dilakukan menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi border, kemudian pilih jenis garis pembatas dengan cara mengklik ikon Borders pada toolbar Formatting. Pengaturan border sel juga dapat dilakukan secara langsung dengan menggambar garis pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Ketika kita memilih fasilitas tersebut maka akan ditampilkan toolbar Borders untuk melakukan pengaturan border sel.

3. Format Color dan Pattern

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Untuk mengatur format Color dan Pattern, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

- Color, memilih warna latar belakang dari sel
- Pattern, mengubah latar belakang suatu sel dengan corak atau pola tertentu
- Sebelum pilihan warna dan latar belakang diterapkan pada sel, kita dapat melihat contoh tampilan pada kotak Sample

4. Lakukan pengaturan warna dan pola sel sesuai keinginan kita kemudian tekan tombol OK

Selain penggunaan menu Format, pengaturan warna sel dapat dilakukan menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan kita beri warna kemudian klik salah satu warna yang kita inginkan melalui ikon Fill Color pada toolbar Formatting

5. Format Protection

Untuk menjaga agar data pada sel tidak diubah oleh pihak lain, Microsoft Excel menyediakan fasilitas Protection. Fasilitas tersebut dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak dapat terlihat. Untuk mengatur format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

- Pilih sel yang akan diubah formatnya
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
- Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Protection
- Pada format Protection terdapat dua pilihan yaitu Locked dan Hidden. Locked, digunakan untuk mengunci sel dari perubahan data. Hidden, digunakan untuk menyembunyikan formula pada suatu sel

E. Menggabungkan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupas suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Untuk memahami penggabungan sel, dapat dilakukan langkah-langkah berikut :

- Blok sel B2 sampai dengan E2
- Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting
- Secara otomatis sel yang diblok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel

Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu Format - Cells. Pilih tab Alignment kemudian pada pilihan Text Control, tandai kotak di samping Merge cells.

F. Memformat Baris dan Kolom


Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita akan menggunakan sel-sel sebagai tempat bekerja. Pada saat mengetikkan data ke dalam suatu sel, terkadang data yang diketikkan tidak mencukupi lebar atau panjang dari sel tersebut. Hal ini dapat diperbaiki dengan mengubah ukuran baris atau kolom.

1. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau melalui menu Format. Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris, yaitu sebagai berikut :

- Pilih atau blok sel yang akan diubah barisnya
- Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antarsel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan

Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu melalui menu Format.

1 Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya
2 Pilih menu Format - Row - Height
3 Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Row Height
4 Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Row height. Tekan tombol OK. Selanjutnya, tinggi baris dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis.

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Row - AutoFit

2. Mengatur Lebar Kolom

Untuk mengubah lebar suatu kolom, dapat dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan mengubah baris. Caranya, yaitu menggunakan mouse atau melalui menu Format. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom. Langkah - langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :

1 Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
2 Apabila kita akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan

Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom yaitu melalui menu Format.

1 Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
2 Pilih dan klik menu Format - Column - Width
3 Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Column Width
4 Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar kolom dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis

Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Column - AutoFit Selection. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melalui langkah - langkah berikut.

- Pilih menu Format - Column - Standard Width
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width. Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar semua kolom pada lembar kerja yang sedang digunakan akan berubah

3. Menyembunyikan Baris atau Kolom

Untuk menyembunyikan baris atau kolom, kita dapat melakukan langkah - langkah berikut.

- Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan
- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
- Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom

Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah - langkah berikut.

- Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan
- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
- Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom

G. Memindahkan dan Menyalin Data

Dalam membuat suatu buku kerja, biasanya untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan beberapa fasilitas yang dapat digunakan untuk menyalin data. Microsoft Excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.


1. Memindahkan Data

Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data, yaitu sebagai berikut.

- Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
- Pilih menu Edit - Cut. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + X pada keyboard atau ikon Cut pada toolbar Standard
- Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan
- Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
- Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru

2. Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste.

Langkah - langkah untuk memindahkan data yaitu sebagai berikut.

- Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
- Pilih menu Edit - Copy. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard atau ikon Copy pada toolbar Standard
- Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin
- Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
- Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru

Pada saat kita menggunakan perintah ikon Paste pada toolbar Standard, terdapat beberapa pilihan yang dapat kita pilih. Pilihan tersebut dapat ditampilkan dengan mengklik tanda panah kecil disebelah kanan ikon Paste yang akan menampilkan pilihan berikut.

- Formulas, menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
- Values, menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus dari suatu sel atau range
- No Borders, menyalin semua isi sel termasuk format yang dimilikinya, tetapi tanpa menyertakan format border (garis bingkai) yang dimiliki oleh sel atau range
- Transpose, menyalin sel dengan mengubah kolom menjadi baris dan baris menjadi kolom
- Paste Link, menyalin sel dengan membuat hubungan antara data yang disalin dengan hasil salinan
- Paste Special, menyalin sel dengan beberapa pilihan tertentu

3. Menggunakan Paste Special

Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakann untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin, misalnya pada sel tujuan hanya akan disalin formulanya saja tanpa menyalin data atau hanya akan menyalin nilai datanya. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil disebelah ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan. Selain itu, perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit - Paste Special.


Beberaoa fasilitas yang terdapat pada Paste Special bagian Paste.

- All, menyalin isi sel termasuk formatnya. Pilihan ini sama dengan perintah Paste biasa yang terdapat pada menu Edit
- Formulas, hanya menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
- Values, hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus. Pilihan ini hanya menyalin hasil, bukan rumusnya
- Formats, menyalin format yang terdapat pada sel sedangkan rumus atau isi sel diabaikan
- Comments, menyalin komentar yang terdapat pada sel Validation, hanya menyalin aturan aturan validasi data yang terdapat pada sel
- All except borders, menyalin semua yang terdapat pada sel kecuali garis pinggir. Pilihan ini digunakan jika pada sel tujuan sudah terdapat garis pinggir
- Column width, menyalin ukuran lebar kolom yang terdapat pada sel formulas and number formats, menyalin formula pada rumus dan format angka pada sel
- Values and number formats, menyalin nilai hasil dan format angka pada sel

Pada bagian Operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut.

- None, menyalin data yang terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika
- Add, menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yang terdapat pada sel tujuan
- Subtract, menyalin data dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal
- Multiply, menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yang terdapat pada sel tujuan
- Divide, menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal

Bab 7 - Mengidentifikasi Perangkat Lunak Lembar Kerja Beserta Fungsi Ikon dan Menunya-

A. Manfaat Program Lembar Kerja

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak spreadsheet yang sangat cocok untuk menyeleaikan dengan cepat dan akurat berbagai data kuantitatif (angka). Dengan pengolah angka Microsft Excel, kita dapat menyajikan data secara cepat dan tepat, baik dalam bentuk tabel maupun grafik.

Dalam pengolah angka Microsoft Excel terdapat fasilitas-fasilitas khusus, yaitu;
• Pembuatan grafik dengan model-modelnya melalui Chart wizard.
• Mengurutkan angka melalui Ascending dan Descending
• Penyaringan data melalui Auto Filter dan Advance Filter
• Akurasi input data melalui Validation
• Pembuatan rumus melalui Paste Function untuk ketepatan dan kecepatan penyajian data
• Format bersyarat melalui Conditional Formating

Pengolah angka Microsoft Excel 2007 hadir untuk memberikan solusi cepat dan akurat dalam penyajian informasi data kuantitatif, baik dalam bentuk angka, tabel maupun grafik.
Pengolah angka Microsoft Excel 2007 sering dimanfaatkan dalamberbagai bidang seperti;

bidang keuangan (koperasi, jual beli, perbankan dan lain-lain),
teknologi (alat, bahan serta hasil produksi),
social politik (sensus data, pemilihan umum, data kriminalitas, dan lain-lain),
pendidikan (data nilai, data guru dan karyawan, jadwal pelajaran) dan lain-lain.



B. Mengaktifkan Program

Untuk mengaktifkan program Microsoft Excel dapat dilakukan melalui berbagai cara;

1. Start >> Program >> Microsoft Excel

2. Klik tombol Start >> Run >> ketikkan “excel” >>Enter

3. Lihat di desktop bila ada shortcut menu Microsoft Excel langsung klik 2 x icon tersebut
Pada Windows Microsoft Excel 2007 yang muncul, terdapat beberapa tampilan sebagai berikut (sambil membaca tutorial ini, silahkan tunjukkan dengan mouse kalian masing–masing terhadap komponen berikut) :

• Office Butto
• Quick Access Toolbar
• Title Bar
• Tabmenu Ribbon
• Ribbon
• Formula Bar
• Status Bar
• Horizontal Scroll Bar
• Vertical Scroll Bar
• SpreadSheet Area
• Columns
• Rows




C. Menggunakan Menu Pada Microsoft Excel

Menu pada Microsoft Office dapat bertambah sesuai kebutuhan pengguna. Untuk menggunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada menu dapat menggunakan mouse ke menu yang dituju. Pada menu yang dituju akan terbuka beberapa bubmenu kemudian untuk menggunakan fungsi dari setiap submenu dilakukan dengan mengklik submenu tersebut.

1. menu file

merupakan menu yang berisi perintah-perintah untuk mengolah buku kerja Microsoft Excel.

Menu yang terdapat diantaranya:

a. New, untuk membuat lembar kerja baru
b. Open, membuka dokumen
c. Close, menutup dokumen
d. Save atau Save as, menyimpan dokumen
e. Page Setup, mengatur dokumen
f. Print, mencetak dokumen
g. Exit, menutup Microsoft Excel

2. menu edit

merupakan menu yang digunakan untuk melakukan beberapa perubahan pada dokumen atau lembar kerja yang sedang aktif.

Menu yang terdapat diantaranya:

a. Edit, untuk mengedit dokumen
b. Undo, pembatalan perintah terakhir
c. Repeat, pengulangan perintah terakhir
d. Cut, memotong data
e. Copy, menyalin data
f. Paste, memindahkan hasil penyalinan
g. Delete, untuk menghapus data
h. Move or Copy Sheet, penyalinan sheet
i. Delete Sheet, menghapus sheet

3. menu view

merupakan menu yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja pada Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a. Task Pane
b. Tool Bar
c. Formula Bar
d. Status Bar
e. Header and footer

4. menu insert

merupakan suatu menu yang berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar kerja Microsoft Excel baik berasal dari dalam maupun luar lingkungan Microsoft Excel.

Menu yang terdapat diantaranya:

A. Cells, menambahkan sel
b. Rows, menambahkan baris
c. Columns, menambahkan kolom
d. WorkSheet, menambahkan lembar kerja
e. Chart, menambahkan garfik
f. Symbol, memasukkan simbol
g. Function, melakukan berbagai macam perhitungan
h. Name
i. Comment
j. Picture, memasukkan gambar
k .Hyperlink, penyisipan hyperlink

5. menu format

merupakan suatu menu yang berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur format dasar dari lembar kerja.

Menu yang terdapat diantaranya:
a. perintah untuk mengatur ukuran dan jenis huruf
b. format angka
c. warna
d. garis pembatas sel
e .baris dan kolom


6. menu tools

merupakan suatu menu yang digunakan untuk pengecekan ejaan, pengaturan workbook agar dapat digunakan oleh pengguna computer lain dalam satu jaringan secara bersama-sama dan pengaturan setting program Microsoft Excel. Selain itu dapat digunakan untuk membandingkan dan menggabungkan beberapa workbook dalam satu jaringan mernggunakan perintah Compare and Merge WorkBooks. Untuk keamanan data dilengkapi dengan perintah Protection

7. menu data

merupakan menu yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja.

Menu yang terdapat diantaranya:

a.Sort, mengurutkan data dari terkecil sampai terbesar
b.Filter, manyaring data
c.Form
d.Menghitung nilai subtotal
e.Membuat table


8.menu window
yang digunakan untuk mengatur jendela kerja dari Microsoft Excel yang sedang aktif.

Menu yang terdapat diantaranya :

a. New Window, membuka jendela baru
b. Arrange, mengatur letak workbook
c. Hide, menyembunyikan workbook
d. Unhide, menampilkan kembali workbook
e. Split
f. Freeze Panes


9.menu help

menu yang digunakan sebagai menu bantuan untuk mencari informasi yang diperlukan pada saat bekerja dengan Microsoft Excel.

Menu yang terdapat diantaranya:

a. Microsoft Excel Help, panduan Microsoft Excel
b. Hide the Office Assistant
c. What’s This
d. Office on the Web
e. Activate Product
f. Lotus 1-2-3 Help
g. Detect and Repair


D. Ikon pada Microsoft Excel

Ikon-ikon diwakili dengan simbol atau gambar yang merupakan gambaran dari suatu perintah. Toolbar standar terdiri atas ikon-ikon yang digunakan untuk membuka dokumen yang dibuat sebelumnya, menyimpan dokumen, mencetak dokumen, dan lain-lain. Toolbar formatting terdiri atas ikon-ikon yang berfungsi untuk menjalankan perintah-perintah untuk mengatur format dasar dari dokumen atau lembar kerja. Toolbar yang tidak ditampilkan pada Microsoft Excel dapat dipilih melalui menu View tollbars, kemudian memilih jenis toolbar yang ingin ditampilkan.

Rabu, 02 Desember 2009

BAB 6. Membuat Homepage interaktif

BAB 6. Membuat Homepage interaktif


A. Memprogram Web

1. Persiapan Software

Software yang dibutuhkan seperti sisitem operasi, Internet Information Services ( IIS), Microsoft Acces, Microsoft FrontPage, Microsoft Internet Explorer, dan komponen Open DataBase Connectivity (ODBC).

a. Sistem Operasi

Dalam pembahasan ini, kita akan menggunakan Windows XP Professional sebagai system operasi, karena kita sudah terbiasa dengan tampilan dan berbagai komponennya.

b. Komponen Internet Information Services pada Windows XP

>>Langkah-langkah untuk menginstal komponen ISS dalam komputer, yaitu:
1. Masukkan CD MS Windows XP kedalam CD-ROM Pengguna.
2. Secara otomatis, sistem mengaktifkan autorun yang tersimpan dalam CD tersebut. Bila autorun gagal dijalankan, maka beralihlah ke CD tersebut dan pilihlah Setup.exe
3. Ambilah pilihan Install Add-On Components.
Kemudian, Pengguna akan diantar ke jendela Windows Components Wizards seperti dibawah ini.
4. Klik-lah check box Internet Information Services (IIS) sehingga check box itu tercentang (dalam keadaan terpilih).
5. Klik-lah tombol Details sesudahnya,
6. Pastikan Pengguna mengambil pilihan yang penting, seperti World Wide Web Servers, Frontpage 2000 Server Extensions (bila bekerja dengan MS Frontpage 2000 dan webbot), Personal Web Manager, File Transfer Protokol (FTP) Server, SMTP Servise, Internet Information Servise snap-in, dan lainnya terkadang, supaya bekerja dengan baik, Pengguna perlu memilih semua pilihan yang ada di atas dengan cara mengklik semua check box tersebut.
7. Klik-lah tombol OK untuk keluar.
8. Klik-lah Next untuk melanjutkan ke proses installasi.
Setelah IIS berhasil Pengguna susupkan ke dalam sistem MS Windows XP maka server tersebut berada dalam keadaan siap dan aktif. Pengguna sudah boleh menggunakannya mulai saat itu.


c. Microsoft FrontPage
Digunakan untuk merancang homepage, di mana kita juga telah menggunakan software ini untuk mengembangkan homepage sederhana pada pembahasan sebelumnya.

d. Microsoft Access
Digunakan untuk membuat database sebagai penyimpan data yang akan kita masukkan ke dalam database.

e. Microsoft Internet Explorer
Digunakan untuk melakukan pengujian dan pengaksesan homepage interaktif yang telah di buat.

f. Komponen Open DataBase Connectivity (ODBC
Digunakan untuk melakukan koneksi dari program komputer ke database. Komponen ini biasanya sudah tersedia dalam Windows XP.


2. Persiapan Direktori Kerja

Langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu:
1. Aktifkan Windows Explore
2. Buat satu direktori dalam drive C dengan nama SMUKU-INT
3. Buat subdirektori image, css, dan database dalam directori SMUKU-INT
3. Persiapan Skenario User Interface
Tabel skenario user interface


1. Form Input
> Untuk memasukan data siswa dari homepage ke data base
Field yang harus ada: Nomor induk, Nama, Tanggal lahir, Kelas, Jurusan, dan Tahun Masuk.

2. Form Output
> Untuk menampilkan data siswa yang terdapat dalam data base ke dalam homepage.
Field yang harus ada: Nomor induk, Nama, Tanggal lahir, Kelas, Jurusan, dan Tahun Masuk.


4. Persiapan komponen IIS

Cara pengaksesan IIS, yaitu :

- pilih tombol start-Control Panel
- pilih Administrative Tools pada jendela Control Panel lalu pilih Internet
Information Services
- klik nama komputer lalu pilih Web Sites dan klik Default Web Site

>>Terdapat 2 cara menampilkan informasi homepage melalui IIS :

a. menggunakan port (hanya dapat digunakan pada IIS dalam Windows NT, Windows
2000, Windows 2003

> langkah pengaksesan port

- klik kanan Web Sites, klik New Web Sites, pilih port
- gunakan port sembarang antara 2000-65500
- jangan menggunakan port 80
- pengaksesan dengan menggunakan port 8080
.stand alone computer-http://localhost:8080/namafile.htm
.intranet-http;//namakomputer:8080/namafile.htm
.internet-http://www.namadomain.com:8080/naamfile.htm


b. Pengaksesan menggunakan direktori virtual

1. klik kanan Default Web Site, pilih New –Virtual Directory
2. akan ditampilkan Virtual Directory Creation Wizard pertama. Tekan Next
3. Pada Virtual Directory Creation Wizard kedua untuk mengisi alias direktori,
ketikkan SMUKU-INT. Lalu tekan Next
4. akan ditampilkan wizard untuk memasukkan direktori yang akan digunakan. Tekan
tombol Browse untuk masukkan C:\SMUKU-INT lalu tekan Next
5. Pada wizard yang menampilkan access permission, tekan Next
6. tekan tombol Finish
7. Pada jendela Internet Information Services terlihat bahwa direktori virtual sudah berhasil dibuat
8. Pengaksesan dengan menggunakan direktori virtual SMUKU-INT:
-komputer local-http://localhost/SMUKU-INT/datasiswa.htm
-intranet-http://namakomputer/SMUKU-INT/datasiswa.htm
-internet-http://www.namadomain.com/SMUKU-INT/datasiswa.htm


5. Pemilihan Bahasa Pemrograman

Microsoft Active Server Pages (ASP) merupakan bahasa pemrograman yang secara
otomatis disediakan oleh Microsoft jika kita menggunakan IIS dengan Windows,
seperti Windows Server 2003, Windows XP, Windows NT, dan Windows 2000.
ASP merupakan suatu skrip yang ditambahkan pada halaman HTML untuk
membuat web menjadi lebih menarik, dinamis, dan interaktif. Server side berarti
proses pengerjaan skrip berlangsung di server bukan di browser atau client.Karena
bersifat server side, maka untuk dapat dijalankan pada sebuah PC biasa yang
berbasis Windows, PC tersebut perlu disimulasikan menjadi sebuah web server
dengan menginstal Microsoft Personal Web Server (PWS) atau Microsoft Internet
Information Services (IIS).
Bahasa skrip standar yang digunakan ASP adalah Microsoft VBScript dan Microsoft Jscript. Jika tidak dinyatakan sendiri maka
secara default skrip yang digunakan adalah Microsoft VBScript. Kamu dapat
mengubah default tersebut dengan menambahkan perintah
<%LANGUAGE=bahasa skrip%>


Alasan utama penggunaan bahasa pemrograman ASP:
a. tersedia secara gratis
b. struktur bahasanya mudah dipelajari
c. mampu berkomunikasi dengan bahasa pemrograman lain
d. mempunyai respons request data dengan cepat
e. untuk menggunakannya kita hanya tinggal meletakkan kode pemrograman pada
halaman homepage yang akan kita program


File ASP merupakan file text only yang di dalamnya berisi teks, tag HTML,
dan skrip ASP. File ASP sebenarnya file HTML biasa yang ke dalamnya
ditambahkan skrip ASP. Jika file HTML mempunyai eksistensi .htm atau .html
maka jika sudah diberi skrip ASP tinggal diubah menjadi .asp. Untuk membedakan
antara teks, tag HTML, dan skrip ASP digunakan suatu tanda disebut
delimiter(suatu karakter atau kumpulan karakter yang mengawali dan mengakhiri
suatu tag atau skrip) <%dan%>

a. Deklarasi Variabel
VBScript mempunyai beberapa pernyataan yang digunakan untuk pendeklarasian variable yaitu dim, private, dan public. Perbedaannya pada ruang lingkup yang digunakan. Jika menggunakan dim atau private maka variabelnya bersifat local, bila public variabelnya bersifat global.

b. Blok Kode ASP
ASP selalu diawali dengan blok <%dan dakhiri%>. Dalam kedua blok tersebut sintaks atau kode ASP dituliskan
c. Statement input
Sintaks 1- Request.Form()
Sintaks 2- Request.queryString(url>)

Request.Form untuk mengambil nilai dari elemen-elemen form HTML, sedangkan Request.QueryString digunakan untuk mengambil nilai variabel HTTP query string ditandai dengan karakter tanda Tanya (?) dan biasanya terletak di belakang penulisan alamat URL

d. Statement Output
Digunakan untuk mengatur output yang akan dikirimkan ke browser. Metode yang digunakan metode write dan redirect.

e. Statement Logika
Sintaks logika untuk ASP sama dengan sintaks logika bahasa pemrograman Visual Basic.

f. Statement Looping
Sintaks looping untuk ASP juga sama dengan sintaks looping atau perulangan pada bahasa pemrograman Visual Basic

g. Operasi Pengaksesan Data
Sintaks pengaksesan data juga sama dengan Visual Basic

h. Cara Kerja ASP
Misalnya kita mengakses halaman ASP dari sebuah website http://www.namadomain.com/indeks.asp. halaman tersebut akan diload ke browser internet explorer dalam bentik HTML setelah terlebih dahulu web server menerjemahkan atau mengcompile semua kode yang terdapat dalam blok <%%> pada file indeks.asp. Semua kode ASP yang terdapat dalam file akan hilang dan diganti dengan value yang dikembalikan dari database


B. Memprogram DataBase Web Interaktif

1. Pembuatan Database

a. aktifkan Microsoft Access. Buat database data siswa dan simpan dalam
C:\SMUKU-INT\
b. buat satu table dengan nama datasiswa dengan struktur isi table


2. Pembuatan Data Source Name (DSN)

a. tekan tombol start-Control Panel-Performance and Maintenance
AdministrativeTools-Data Source
b. akan ditampilkan kotak dialog ODBC Data Source Administrator, pilih tab
System DSN
c. klik tombol Add, pilih Microsoft Access Driver kemudian tekan Finish
d. pada kotak dialog ODBC Microsoft Access Setup isi kotak data Source Name
dengan data siswa dan kotak description dengan data siswa, tekan tombol
Select untuk memasukkan database selanjutnya tekan OK


3. Pemrograman

Dilakukan setelah kita menyelesaikan pembuatan DSN. Untuk pemrograman ini
akan ditampilkan halaman HTML dan halaman modifikasi menjadi ASP.

a. Programming halaman pertama yaitu pembuatan halaman datasiswa.htm
b. Lakukan modifikasi terhadap halaman datasiswa.htm dengan memasukkan kod
ASP pada bagian awal halaman sebelum tag
c.Simpan file dengan nama datasiswa.asp
d. Programming halaman kedua yaitu pembuatan halaman lihatdatasiswa.htm.
buka kembali halaman lihatdatasiswa.htm pada Microsoft FrontPage
e. Selanjutnya akan dilakukan modifikasi terhadap halaman lihatdatasiswa.htm
dengan memasukkan kode ASP
f. Simpan file dengan nama lihatdatasiswa.asp


4. Pengujian (Testing)

Testing ini akan memberitahukan kepada kita apabila terdapat kesalahan
dalam coding yang kita lakukan. Ditampilkan dalam browser yang kita akses.
Jika tidak terdapat kesalahan maka kita dapat mengetahui bahwa data tersebut
sudah tersimpan dalam database.